IL METODO SMART NEI PROGETTI

È buona norma, per tutti i progetti, fissare obiettivi chiari e precisi (SMART). Questo principio è valido in ogni fase del progetto, vale per gli obiettivi generali e per i singoli prodotti di progetto, per ogni attività giornaliera del gruppo di lavoro e per ogni compito individuale.
Un obiettivo, per poter essere definito chiaro e preciso, deve possedere le caratteristiche di cui il termine smart è l’acronimo:
- Specific (specifico): gli obiettivi devono essere definiti in modo puntuale e dettagliato senza lasciare margini a interpretazioni, deve essere chiaro qual è lo scopo, cosa comprende e cosa non comprende.
- Measurable (misurabile): devono essere definiti i criteri di misurazione oggettiva dei risultati o prodotti, quali test devono essere superati, quale formato deve assumere l’output per poter essere accettato e utilizzato direttamente dagli altri.
- Achievable (raggiungibile): l’attività e tutti gli obiettivi che si propone di raggiungere devono essere realmente fattibili e realizzabili nelle condizioni definite.
- Realistic (realistico): gli obiettivi devono essere realistici e coordinati.
- Time defined (tempo definito): per ogni attività deve essere definito il momento di avvio e la durata, se tali elementi non vengono definiti l’attività acquisisce una bassa priorità e rischia di non essere mai realizzata.
Gli obiettivi smart facilitano l’identificazione della direzione e dello scopo delle attività e aiutano il team di lavoro a svolgere i propri compiti nel modo migliore.

Il compito principale è di riuscire a mantenere un equilibrio appropriato tra le tre variabili fondamentali o vincoli principali di un progetto: obiettivi, tempi e costi.

Le difficoltà derivano dal costante conflitto esistente tra queste tre variabili.
L’obiettivo ideale di ogni progetto è sempre di ottenere il miglior risultato possibile, nel minor tempo possibile e con il minor costo, ma questi tre elementi sono in perenne competizione tra loro e non riuscire a rispettare i vincoli previsti anche per uno solo dei tre significa rischiare di portare il progetto al fallimento. In un progetto ci si può trovare nella situazione di dover effettuare delle scelte che possono portare a penalizzare o a privilegiare una delle tre variabili:

- è possibile migliorare i risultati del progetto aumentando i costi oppure prolungando il tempo di realizzazione oltre la data prevista;

- per ottenere il risultato preventivato occorre prolungare i tempi oppure impiegare altro budget per acquisire altre risorse e velocizzare il lavoro.

In queste situazioni occorre individuare una soluzione che porti un giusto equilibrio tra le tre variabili di progetto in funzione di parametri aziendali che possono cambiare da un caso all’altro.

Per poter valutare qual è la soluzione meno penalizzante, occorre conoscere quali sono le priorità per l’azienda, al fine di stimare, per esempio, quali inconvenienti può portare un aumento dei costi rispetto a una carenza di risultati, oppure quali danni economici può procurare un ritardo nella consegna.
Un errore che non si deve commettere durante la realizzazione di un progetto, è di aggiungere miglioramenti o nuovi prodotti senza aver prima valutato l’incremento di tempi e costi rispetto agli effettivi benefici per il progetto.

Questo tipo di errori potrebbero determinare il fallimento del progetto.

LA COMUNICAZIONE

È fondamentale che all’interno di un progetto vi sia sempre un ricco scambio di informazioni tra le parti e che tutti siano a conoscenza delle attività, dei compiti, dei prodotti e dello stato di avanzamento di tutto ciò che è connesso con il proprio lavoro. Tutti i componenti del team devono essere coscienti dell’obiettivo a cui concorrono in ogni istante. Il project manager è al centro della comunicazione del progetto e la sua capacità di comunicare con efficienza è importante tanto quanto la sua competenza tecnica. La comunicazione avviene in vari modi: attraverso riunioni ristrette, riunioni di gruppo, tramite scambio di mail e documenti, ed altro ancora. Le varie modalità non sono interscambiabili e ognuna di esse ha proprie caratteristiche che, a seconda dei casi, occorre utilizzare nelle modalità più appropriate. Lo scambio di informazioni in un colloquio non è equivalente a uno scambio di mail, nel primo caso la comunicazione è bidirezionale mentre nel secondo è monodirezionale ed è più lenta perché la risposta non è sempre immediata. In compenso una mail fissa i concetti o le decisioni prese in un colloquio perché i suoi contenuti possono essere verificati in seguito se necessario.

LA COLLABORAZIONE E IL LAVORO DI SQUADRA

In un progetto è di fondamentale importanza il morale e la collaborazione all’interno del team di progetto. I responsabili di ufficio devono investire molto tempo per creare uno spirito di gruppo, per gestire il morale dei componenti del team di progetto, per moderare l’influenza delle personalità troppo forti e per incoraggiare la riflessione all’interno del gruppo. Una collaborazione efficiente all’interno del team è fondamentale per il successo del progetto. Spesso i progetti di maggior successo sono quelli in cui i i componenti del team hanno collaborato pienamente, aiutandosi a vicenda e scambiandosi reciprocamente energie e stimoli. I team di successo non si creano per caso, il successo dipende dalle competenze delle persone e dalla loro capacità di trovare il modo giusto per lavorare insieme. Non esiste alcuna formula magica che assicuri che un gruppo di persone possa trasformarsi in un team efficiente, ma indubbiamente il project manager è il soggetto in grado di influenzare il successo.

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