In un progetto è di fondamentale importanza il morale e la collaborazione all’interno dello staff di progetto. I manager devono investire molta energia per creare uno spirito di gruppo, per gestire il morale dei componenti dello staff di progetto, per moderare l’influenza delle personalità troppo forti e per incoraggiare la riflessione all’interno del gruppo.
Una collaborazione efficiente all’interno dello staff è fondamentale per il successo del progetto. Spesso i progetti di maggior successo sono quelli in cui i i componenti dello staff hanno collaborato pienamente, aiutandosi a vicenda e scambiandosi reciprocamente energie e stimoli.
Lo staff di successo non si crea per caso, il successo dipende dalle competenze delle persone e dalla loro capacità di trovare il modo giusto per lavorare insieme. Non esiste alcuna formula magica che assicuri che un gruppo di persone possa trasformarsi in un lavoro di squadra efficiente, ma indubbiamente il project manager è il soggetto in grado di influenzare il successo.
Le capacità del project manager che maggiormente concorrono alla costituzione di un team di successo sono:
saper selezionare i componenti in base alla personalità e allo stile di lavoro all’interno del gruppo;
influenzare velocemente e intuitivamente i membri dello staff con l’energia, l’impegno e l’entusiasmo;
assumere un atteggiamento aperto e positivo verso la ricerca della soluzione ad un problema;
Tutti questi comportamenti spingeranno il gruppo ad affrontare positivamente ogni tipo di problema quando ancora è di piccola entità, mentre un atteggiamento negativo e critico spingerà i componenti del team a ritardare la segnalazione dei problemi fino a quando la situazione è tanto grave da essere difficilmente risolvibile. È di fondamentale importanza la prima reazione davanti a un problema perché influenzerà il team per tutto il seguito del progetto.
Ogni organizzazione utilizza nomi e ruoli diversi per indicare le figure professionali e le rispettive competenze. A seconda dei progetti, alcune figure o ruoli possono essere più o meno importanti rispetto ad altri; in progetti piccoli alcuni compiti possono essere accorpati mentre in progetti più complessi possono essere ripartiti, conseguentemente nei progetti piccoli una figura può svolgere più compiti mentre in altri sono necessarie figure differenti con particolari specializzazioni. In piccoli progetti un project manager può fare molte cose da solo mentre in progetti più grandi ha bisogno di un gruppo anche numeroso e dotato di competenze e esperienza.
Lo sponsor è un senior manager, cioè un manager con esperienza che occupa un ruolo di responsabilità all’interno dello staff, che si occupa del progetto concentrandosi sugli obiettivi da un punto di vista azienda. Lo sponsor ha la responsabilità degli output di progetto senza occuparsi degli aspetti legati alla gestione del progetto, in particolare si occupa di:
mantenere i rapporti con i fornitori e con i clienti;
garantire che siano soddisfatti i bisogni e le aspettative degli utenti;
assicurarsi che il rischio sia controllato;
mantenere il progetto in linea con le politiche e le strategie aziendali;
controllare il rapporto tra spese e benefici del progetto;
valutare possibili variazioni sul progetto dovute a fattori esterni;
verificare l’aderenza della qualità dei prodotti agli standard aziendali
Il project manager ha il compito di pianificare, organizzare, gestire, monitorare e revisionare tutte le attività di progetto e nel caso di progetti minori si occupa direttamente anche di alcune attività. Il project manager dipende direttamente dallo sponsor con cui concorda la gestione del progetto secondo le modalità definite e approvate.
L'addetto amministrativo di progetto si preoccupa di garantire la corretta amministrazione e gestione contabile del progetto. Opera sotto il diretto controllo del project manager di cui è uno dei principali collaboratori. Il responsabile amministrativo e, se presente, il suo gruppo di lavoro opera a stretto contatto con l’amministrazione in quanto tutte le operazioni amministrative e contabili del progetto sono delle operazioni importanti.
I consulenti specializzati sono degli esperti esterni, e di conseguenza anche al gruppo di lavoro stabile di progetto, che possono essere impiegati per incrementare e completare la forza lavoro o per apportare specifiche competenze non presenti nel gruppo. Nella definizione di un gruppo di lavoro non è necessario differenziare i compiti per esperti interni o esterni e non è necessario prevederne l’inserimento completo nello staff di progetto, ma già in fase di pianificazione iniziale è bene prevedere tempo e denaro in vista del loro eventuale apporto
È quasi sempre necessario che i progetti facciano affidamento sui fornitori esterni per la realizzazione di tutti o parte dei prodotti fondamentali. Il fornitore può realizzare tutto o parte di un progetto (un sotto progetto), ma il project manager rimane sempre il responsabile della consegna finale nei confronti della direzione e deve trattare il fornitore con la stessa cura e attenzione delle risorse interne.
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