Per poter gestire in modo adeguato i tre vincoli di progetto (costi, tempo e obiettivi) oltre ad una buona pianificazione occorre anche una continua e sistematica attività di gestione, controllo e revisione per tutta la durata del progetto. L’attività di gestione, controllo e revisione parte dalle attività quotidiane del team, che in un progetto grande e complesso sono numerose e frenetiche. Il tempo, le risorse e il denaro destinati a un progetto sono limitati mentre il numero di attività da svolgere è elevato e può aumentare con l’avanzare del progetto. È indispensabile che il manager di progetto abbia strumenti che lo supportino nel monitorare e valutare lo status reale del progetto, per poter pianificare le attività e eventualmente individuare e gestire in modo adeguato le situazioni di difficoltà. È indispensabile che il sistema di monitoraggio e controllo sia attivo in ogni momento e pronto a fornire in tempo reale tutte le informazioni necessarie. Il manager di progetti giornalmente o in settimana ha colloqui con tutti i membri dello staff in maniera informale o in apposite riunioni di monitoraggio e pianificazione, ma i colloqui, per vari motivi, possono non mettere in evidenza le difficoltà. Il modo più efficace per un’attività di monitoraggio passa attraverso lo staff e l’analisi sistematica di report sullo stato di avanzamento del progetto, analizzati e verificati insieme al compilatore in riunioni periodiche.
Le attività quotidiane più importanti sulle quali è indispensabile porre una giusta attenzione per costruire un modello di gestione ottimale, indispensabile per un grande progetto sono:
. riunioni di lavoro,
. registrazione e monitoraggio del tempo,
. amministrazione e controllo della spesa,
. gestione dell’archivio di progetto.
In genere le attività quotidiane riguardano tutti coloro che partecipano al progetto, in particolare coloro che hanno compiti di coordinamento, attività, ricerca risorse, segreteria.
In un progetto le riunioni sono all’ordine del giorno e sono il luogo e il momento in cui vengono scambiate il maggior numero di informazioni e vengono prese molte decisioni. Sono il principale momento di monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto e di analisi e revisione delle attività. La capacità di gestire le riunioni da parte di un manager è fondamentale per il progetto, una sua incompetenza o incapacità in questo settore può essere un grave lato da migliorare.
Durante la riunione occorre osservare alcune regole:
- seguire l’ordine del giorno e chiarire le regole per gli interventi;
- fissare tempi, ambito della discussione e obiettivi, chiarendo immediatamente cosa riservare ad altri incontri;
- scrivere il verbale della riunione con tutto quanto necessario e valido relativamente all’ordine del giorno;
- è fondamentale predisporre e distribuire il verbale quanto prima anche con imperfezioni (bozza o draft di verbale) per avere una maggiore efficacia e riconoscimento;
In un progetto è di fondamentale importanza registrare e monitorare il tempo dedicato alle varie attività per poter poi quantificare l’impegno profuso e di conseguenza quantificare i costi per ogni singola attività. Durante un progetto spesso accade che si perde un sacco di tempo a cercare qualcosa come un documento scritto o visto chissà quando, ricorrere dietro a risorse e spesso a fine giornata ci si rende conto di non aver concluso niente di positivo.
Altro elemento fondamentale per un progetto è il controllo continuo della spesa in relazione al budget pianificato. Tutte le organizzazioni hanno un sistema di gestione contabile e degli strumenti amministrativi dedicati ma è opportuno che un progetto abbia un proprio sistema di gestione e controllo della spesa che magari interagisca e scambi informazioni con il sistema organizzativo. Il sistema contabile di un progetto deve essere in grado di raccordarsi continuamente con il budget di progetto che, viene controllato in modo progressivo durante la realizzazione del progetto. Il sistema di gestione contabile e amministrativa di un progetto non deve controllare solo la spesa ma deve anche essere in grado di supportare il management nella verifica, controllo, revisione e nuova pianificazione del budget.
Tutti i progetti sono soggetti a errori di vario genere che possono portare al mancato raggiungimento degli obiettivi. Le cause degli errori commessi in un progetto possono essere varie:
. errori di pianificazione in termini di tempo, costi e qualità dei prodotti,
. errori di esecuzione da parte delle persone,
. mancanza di competenze adeguate delle risorse a cui è stato assegnato un compito,
. mancanza di motivazione del personale,
. scarsa conoscenza generale del progetto e del contesto in cui si inserisce la particolare attività svolta,
. mancanza di infrastrutture adeguate,
. ed altro ancora.
Per monitoraggio si intendono le attività di misurazione del progetto grazie alle quali si determinano i criteri di controllo, si definiscono i principali fattori di performance del progetto, si confrontano le performance realizzate con gli obiettivi iniziali, si identificano le variazioni/scostamenti critici o inaccettabili tra le performance attese e quelle realizzate e si definisce l’impatto delle variazioni sul progetto.
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