Le operazioni compiute in qualsiasi organizzazione si distinguono in fatti esterni e fatti interni di gestione. I fatti esterni si concretano in atti di scambio compiuti con i terzi e consistono nell’acquisto di fattori produttivi, servizi, materiali (operazioni di investimento), nella vendita di prodotti o nella cessione di altri beni o servizi (operazioni di disinvestimento), nel regolamento di debiti e crediti di natura commerciale, nell’accensione ed estinzione di finanziamenti.
I fatti interni sono legati al processo di trasformazione tecnica e consistono nei trasferimenti dal magazzino ai reparti produttivi delle materie prime e sussidiarie, dei semilavorati, delle parti componenti, nella loro lavorazione o nel loro montaggio, nel trasferimento dei prodotti ottenuti al magazzino o ad altri depositi dell’azienda.
I fatti esterni di gestione possono essere analizzati nell’aspetto finanziario (esame delle entrate e delle uscite) e nell’aspetto economico (esame dei costi e dei ricavi); i fatti interni di gestione possono essere esaminati solo nell’aspetto tecnico o nell’aspetto economico (esame quantitativo dei fattori produttivi impiegati e dei prodotti ottenuti; analisi per destinazione dei costi sostenuti).
I fatti interni di gestione prolungano la durata sia dell’intervallo che intercorre tra investimenti e disinvestimenti, sia dell’intervallo che intercorre tra uscite ed entrate di mezzi monetari. I diversi cicli (tecnico, economico, monetario) sono tra loro intrecciati e si rinnovano continuamente nel tempo.
Il ciclo tecnico di produzione ha inizio quando comincia il processo di trasformazione delle materie prime e termina con l’ottenimento dei prodotti finiti. In talune aziende tale ciclo è molto breve, in altre è talvolta assai lungo, della durata di alcuni mesi e anche di alcuni anni (basti pensare alle imprese che costruiscono navi, autostrade, ponti, dighe).
Il ciclo economico ha inizio con l’acquisto delle materie prime e degli altri fattori produttivi, cioè con il sostenimento dei costi e termina con la vendita dei prodotti, cioè con l’ottenimento dei ricavi. La sua lunghezza dipende non solo dall’ampiezza del ciclo tecnico ma anche dalle politiche di approvvigionamento e di smercio seguite dall’impresa.
È evidente che il ciclo economico è sempre più ampio del ciclo tecnico in quanto gli acquisti precedono la produzione e i ricavi la seguono. Sulla durata del ciclo economico intervengono però anche altri fattori; per esempio l’acquisto delle materie prime può essere assai ravvicinato al momento di inizio della produzione o può essere attuato anche molto tempo prima per sfruttare quei periodi in cui sul mercato le materie prime sono reperibili a prezzi più bassi. Analogamente i ricavi sono assai vicini al termine della produzione quando questa è attuata su ordinazione, mentre possono essere ottenuti in epoche più distanziate quando la produzione è attuata per il mercato.
Il ciclo monetario (o ciclo di cassa) ha inizio con gli esborsi (uscite) connessi agli acquisti e si conclude con gli introiti (entrate) connessi a proventi. È evidente che, se tutti gli acquisti e tutte i proventi fossero effettuati per pronta cassa, il ciclo economico e il ciclo monetario coinciderebbero; nella maggior parte dei casi però ciò non avviene e possono presentarsi varie situazioni. Per esempio, se gli acquisti si concludono con pagamento anticipato o per pronta cassa, mentre i proventi si realizzano con pagamento dilazionato, il ciclo monetario risulta più lungo del ciclo economico. Viceversa, se gli acquisti sono effettuati con pagamento dilazionato, mentre i proventi sono regolate con pagamento anticipato o per pronta cassa, il ciclo monetario risulta più breve del ciclo economico.
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