Un altro passaggio nella fase di attivazione di un progetto riguarda la valutazione dei rischi, che possono essere raggruppati in due categorie:
- rischi esterni
- rischi interni
Nella prima situazione sono scarsamente controllabili e prevedibili in quanto hanno origine nel contesto del progetto.
Nella seconda situazione i rischi provengono dall'interno del progetto per cui è più facile predisporre misure correttive.
Un rischio è la possibilità che si manifesti un veneto tale da portare a un effetto indesiderato in grado d'influenzare una azione o un risultato fino a provocare un danno.
Alcuni rischi prevedibili sono:
- condizioni meteo e i rischi di tipo ambientali e climatici come troppo caldo o troppo freddo
- dotazioni tecniche non adeguate al progetto
- richieste connesse agli artisti non soddisfabili o all'ultimo minuto
- richieste lunghe per autorizzazioni di spazio pubblico e di sicurezza
- gestione sbagliata dei tempi di realizzazione e delle attività
- risorse finanziarie non sufficienti
- staff di progetto non adeguato
La soluzione è avere un piano b di riserva e cercare di ridurne l'impatto, per esempio avere una sala se dovesse piovere può essere una soluzione idonea, oppure scegliere sempre fornitori preparati e competenti e averne qualcuno "in panchina" per le emergenze. L'importante è analizzare con la giusta attenzione i rischi che possono subentrare utilizzando anche le precedenti esperienze di pianificazione di altri progetti. La location per esempio è un elemento che può presentare diverse difficoltà se non è adatta per lo svolgimento delle attività di progetto, può essere troppo piccola per ospitare le persone al progetto, oppure può essere troppo grande con la necessità di avere un microfono per essere sentiti da tutte le persone. Un altro elemento importante sono gli sponsor perché possono aumentare la comunicazione e il messaggio che arriva alle potenziali persone interessate al progetto, in diversi casi può essere solo uno sponsor tecnico o di scambio senza che ci sia un lato economico da sostenere, nelle locandine e volantini del progetto verrà inserito il logo dello sponsor e può essere anche un fornitore per le attrezzature del progetto e in cambio lo sponsor userà i propri mezzi di comunicazione per promuovere il progetto attraverso il sito o i social. Chi non pianifica ha già pianificato il proprio fallimento, pianificare vuol dire pensare prima a quello che vuoi fare dopo.
Quali sono le conseguenze se non si prendono misure adeguate ad evitare o ridurre il rischio? Incidenti...brutte sorprese...blocco del progetto...brutte figure da parte dell'associazione dando un'immagine disorganizzata...dover risarcire i danni per incidenti o mancato progetto e quindi sborsare soldi...
Un rischio è avere uno staff di progetto non in sintonia oppure con faccende in sospeso non risolte, un progetto è il prodotto di un lavoro collettivo cioè di gruppo, possono subentrare problemi di comunicazione, non rispettare le regole di progetto vuol dire avere un'automobile senza freni perchè ogni azione produce un effetto.
Le domande da porsi sono:
Quante sono le probabilità che si verifichi un certo rischio?
Quali sono le conseguenze e le criticità se si dovesse verificare quel rischio?
Qual è il nostro piano d'azione per fronteggiare il rischio?
AVETE UN PROGETTO DA REALIZZARE?...DUBBI SULLA PIANIFICAZIONE? ALLORA CHIAMATE SARA' UN PIACERE ASCOLTARVI
