Si può affermare che un percorso di formulazione progettuale può aiutare una Ets a guidare se stessa in modo proficuo. Sarà necessario però darsi alcune linee guida:
■ pensare prima di fare: significa dedicare tempo e risorse allo sforzo organizzativo, senza farsi trascinare nel vortice delle attività. È questa un' affermazione che può sembrare scontata ma non lo è se si pensa che in molte organizzazioni si è attenti ai tempi realizzativi e il pensiero viene considerato perdita di tempo;
■ operare secondo criteri: l’unico modo per ridurre il più possibile il rischio di imprevisti. I fattori di criticità sono rappresentati in questo caso dalla tradizionale cultura organizzativa basata sulla differenziazione piuttosto che sull’integrazione. Lavorare in gruppo su un progetto, non richiede una omologazione di competenze ma al contrario una integrazione di competenze sia pur differenti;
■ creare un sistema di presidio costante delle informazioni riguardante l’andamento delle attività di progetto, per garantirne il buon esito;
■pianificare la comunicazione in quanto elemento cruciale per il funzionamento del sistema progettuale. È fondamentale comunicare con gli interlocutori interni ed esterni, identificare i tempi e le modalità di comunicazione più idonei a seconda delle situazioni di lavoro, individuare e diffondere con precisione gli obiettivi, costruire un linguaggio comune per facilitare gli scambi ed il lavoro di gruppo, distribuire informazioni e analisi per la verifica dell’andamento del progetto rispetto alle previsioni.
Si è detto dei vantaggi del lavoro di progettazione ed in particolare del senso che esso ha all’interno del Terzo Settore: il lavoro progettuale diventa espressione della consapevolezza del gruppo dei problemi di cui ci si vuole occupare. Costruire un progetto diventa azione collettiva che può avvicinare tutti i membri ai processi ed ai luoghi di pensiero e di decisione.
Ad esempio ci sono persone che scrivono progetti senza analizzare il processo ideativo e quello di valutazione. Questa modalità di lavoro sempre più frequente, che spesso trova giustificazione nei tempi stretti, nello sviluppo di competenze tecniche specifiche, nelle difficoltà economiche, può portare a fenomeni di involuzione interna quali l’opposizione più o meno esplicita alle azioni progettate e la percezione “scomoda” e poco consona al mondo del Terzo Settore di lavorare a compartimenti o in modo meccanico. Di fatto il rischio è la parcellizzazione, la perdita di coesione e da ultimo lo sviluppo di conflittualità e contrapposizioni interne.
Un ulteriore limite del lavoro per progetti può essere quello temporale, considerato anche sotto diversi aspetti: dedicare tempo alla costruzione di un progetto vuol dire toglierlo ad altre attività. Se poi si avvia un processo di progettazione partecipata, i tempi si allungano ulteriormente come sempre accade quando si coinvolgono diversi attori. Il tempo può pesare sull’economia di un ente che preferisce perciò affidare lo sviluppo del progetto ad un tecnico esterno. Il coinvolgimento diventerà lo stile stesso del lavoro ed uno degli elementi costitutivi delle prime azioni del progetto specifico. Ovviamente non si sta affermando che tutti possano essere coinvolti in ogni fase del percorso, ma che sia riservato un ruolo ad ognuno nelle diverse fasi, che tutti si sentano partecipi nella costruzione di un piano.
Il team di progetto si può definire come l'insieme delle persone che attraverso il proprio lavoro e contributo concorrono in maniera diretta alla realizzazione dei risultati di progetto”. Il team si costituisce con l’avvio della redazione del progetto e si scioglie alla sua chiusura: diventa un team “temporaneo” che ha bisogno di strutturazione e chiarezza interna sui compiti, sui ruoli, sui rapporti, sulle modalità di coordinamento e comunicazioni interne.
Il lavoro di squadra è una delle condizioni lavorative che caratterizza qualunque settore produttivo avanzato, di beni o servizi. Viene definito il team come “un gruppo di lavoro che deve avere al suo interno le potenzialità necessarie al suo funzionamento ed essere collocato in un ambiente che lo orienti all’apprendimento e alla crescita. Il team è responsabile del lavoro che svolge e tutti i membri del team sono responsabili dei risultati ottenuti attraverso un processo di partecipazione”.
Nel prossimo articolo parleremo della leadership, di cosa si tratta e qual è il suo ruolo.
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